Wie kann man eine effektive Kommunikation während des PLM Deployment sicherstellen? Anleitung zur Stakeholder-Analyse.

03.09.2015 17:10

Bei der Durchführung einer PLM Initiative muss sich das Projektteam auf die Unterstützung der Abteilungen verlassen können, die in den Änderungsprozess involviert sind. Wenn das Team dem Rat folgt, dass eine PLM Initiative von der Firmenleitung unterstützt und das auch kommuniziert werden muss, kann das Projektteam davon ausgehen, dass genügend Unterstützung von allen Abteilungen vorhanden ist, um die Änderung durchgeführt zu bekommen. Aber ist das auch wirklich der Fall?

Die Akteure in Änderungsprozessen wissen, dass Kommunikation wichtig ist, um die durch die Veränderung erzeugten Ängste und Bedenken aller Beteiligten zu überwinden. Zu verstehen, dass Kommunikation der Schlüssel für eine erfolgreiche PLM Implementierung ist, bedeutet nicht unbedingt, dass der Kommunikation die notwendige Beachtung geschenkt wird. Es gibt nämlich eine ganze Menge anderer Aufgaben, die durchgeführt werden müssen: Verhandlungen mit PLM Akteuren,  Definition von Verfahrensanweisungen, Selektion der Software, Datenmigrationsfragen, Training, usw.

Die Frage der Einführung eines PLM Systems für alle Daten der Produktdefinition beschäftigt mehr und mehr KMUs, um die Menge an Produktdaten mit wenig Aufwand bewältigen zu könne. Für KMUs ist es - verglichen mit Grossbetrieben - noch schwieriger die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die notwendig sind, um die Transformation durchzuführen. Eine effiziente Implementierung von PLM, die teure Iterationen vermeidet, kann nur erfolgreich durchgeführt werden, wenn das PLM Projektteam den notwendigen internen Support bekommt. Obwohl externe Berater die benötigte Expertise zur Systemeinführung zur Verfügung stellen können, gibt es keine Alternative zu einem funktionsübergreifenden Team, in dem Vertreter aus allen Abteilungen einsitzen und das die Transformation anleitet. Das PLM Projektteam erweitert durch das funktionsübergreifenden Team muss die volle Unterstützung von allen Ebenen der Organisation bekommen.

Die Mitarbeiter auf allen Ebenen unterstützen das Projekt, wenn Sie verstehen, dass die Projektziele von Vorteil für ihre Abteilung, ihre Organisation und für sie selber sind. Um die Vorteile zu verstehen, ist Kommunikation unabdingbar. Wie kann ein Projektteam sicher sein, dass die Kommunikation das Zielpublikum erreicht hat und dass es die erforderliche Unterstützung von allen Ebenen bekommt?

Wenn das Projektteam sich der Effektivität ihrer Kommunikation sicher sein will, dann muss es diese messen. Die Messmethode ist die Stakeholder-Analyse, die auf einer Befragung von Interessensvertretern der PLM Einführung beruht. Mit den Messresultaten kann das Team die Kommunikation wenn nötig verbessern. Damit wird der Widerstand gegen die Veränderung reduziert, das PLM Projekt bekommt die notwendige Unterstützung und eine flüssige  Implementierung der Projektziele ist möglich.

Als Projektmanager werden Sie jetzt fragen: „Warum brauchen wir eine Stakeholder-Analyse? Wir können doch einfach die Leute befragen.”

Menschen, die für die Veränderung einstehen, tendieren dazu, proaktiv nach Informationen zu suchen, die ihre Einstellung gegenüber dem Erfolg der Initiative unterstützt. Sie sind voreingenommen in der Annahme, dass jeder in der Organisation die Initiative versteht und dass sie ein grosser Erfolg sein wird. Dadurch entsteht das Risiko, dass subtile frühe Warnzeichen ignoriert werden, bis es zu spät ist. Die Stakeholder-Analyse soll ein realistisches Bild über den Widerstand gegen die Veränderung wiedergeben und eine Abschätzung des Kommunikationsaufwandes liefern, der notwendig ist, um die Veränderung durchzuführen. Zudem sollte sie Probleme aufdecken, die beim Ausrollen möglicherweise entstanden sind und die eine stärkere Anleitung oder vielleicht sogar Anpassungen des Prozesses erfordern.

 

Die Technik

Wie viel Aufwand ist nötig, um so eine Stakeholder-Analyse vorzubereiten und durchzuführen?

Eine Anleitung für die Durchführung einer Stakeholder-Analyse finden Sie auf dem Quip Ordner "Stakeholder Analysis". (Warum wir Quip verwenden, sehen Sie unten.) Die Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie eine Stakeholder-Analyse durchgeführt wird.

Die Anleitung setzt voraus, dass die Organisation eine PLM Vision hat und dass diese klar kommuniziert wurde. Zudem nimmt sie an, dass auch die Vorteile von PLM für die Organisation kommuniziert wurden.

Die Anleitung erklärt, wie die Interessensvertreter ausgewählt werden. Es gibt einen vorbereiteten Beispiel-Fragebogen, der an die PLM Vision Ihrer Organisation angepasst werden muss. Zudem finden Sie Hinweise darüber, wie das Interview durchgeführt werden sollte und wie man die Stakeholder-Tabelle ausfüllt, aus der dann die Ergebnisse der Analyse hergeleitet werden.

Die Stakeholder-Tabelle liefert Ergebnisse zu folgenden Fragen:

  • Verstehen die Interessensvertreter die PLM Vision?
  • Sehen sie die Vorteile für ihre Abteilung, ihre Organisation und für sie selbst?
  • Welche Nachteile der PLM Einführung sehen sie?
  • Wer unterstützt die Initiative und wer ist dagegen und warum?
  • Welche Bündnisse zwischen die Interessensvertretern gibt es und unterstützen sie die Initiative oder lehnen sie die Initiative ab?
Mit den Ergebnissen der Stakeholder-Analyse wird der Kommunikationsplan angepasst oder notwendige Anpassungen des Ausrollprozesses vorgenommen.  
 

Warum Quip verwenden?

Sie werden fragen: „Warum ist diese Anleitung in Quip veröffentlicht und ist nicht Teil dieses Blogs?“

Quip ist ein kostenloser, relativ einfach zu bedienender, Web basierter Dokumenteneditor, in dem Zusammenarbeit stark unterstützt wird und der eine Dokumentenänderungskontrolle besitzt. Er ist eine Applikation unter vielen, mit der zu einem Thema über Organisationen hinweg zusammengearbeitet werden kann, um z.B. die schon zur Verfügung stehenden Dokumente zur Stakeholder-Analyse zu verbessern.         

Wenn generische, angewandte und erprobte PLM Methoden und Techniken auf einer öffentlichen Plattform in Form eines Nachschlagewerkes verfügbar sein würden, könnten sie Organisationen und insbesondere KMUs unterstützen, optimale Lösungen für ihre PLM Implementierung und PLM Einführung zu finden.

Wird dieser Vorschlag für die Durchführung einer Stakeholder-Analyse verwendet, um Einsichten, Verbesserungsideen und aus der Erfahrung gezogene Lehren zu teilen, und die Plattform auch für weitere PLM Themen genutzt, würde Wissen verfügbar, mit dem eine reife PLM Ausrollstrategie entwickelt werden kann.

Als Seiteneffekt können Teilnehmer, die auf dieser collaborativen Plattform sozial interagieren, Schlussfolgerungen für soziale Interaktionen in ihrem PLM System ziehen.

Es bestehen keine Teilnahmeeinschränkungen unter der Creative Commons CC-BY license, die die Inhalte als „Open Knowledge“ betrachtet.

Um an der Diskussion teilzunehmen, können Sie Editierrechte anfragen unter:  info@plmculture.com .