Mit PLM zur Arbeit fahren? Mit Metaphern PLM verstehen

22.11.2014 10:50
Nein, das können Sie nicht. Sie können zu Fuss gehen, mit dem Auto fahren, den Bus oder ein anderes Transportmittel nehmen. Um aber eine klare Vorstellung von Sachverhalten zu bekommen, ist es manchmal einfacher, den Bedeutungsbereich zu wechseln. Metaphern werden täglich gebraucht, um komplexe Zusammenhänge zu vermitteln und zu verstehen. Um zum Beispiel im Bedeutungsbereich "Geld" Zusammenhänge zu erklären, verwenden wir Konzepte aus dem Bedeutungsbereich "Wasser" und reden von "Geld fliesst", "Liquiditätsstau", usw.
Ich möchte den Zusammenhang zwischen Business Process, Arbeitsanweisung und Werkzeug erklären und mit der Metapher "Weg zur Arbeit" beschreiben. Dann ist ein Teil des Businessprozesses "Angestellter in einer Organsation" der Prozess "Rechtzeitige Ankunft im Betrieb". Wenn ein Angestellter mit dem Auto zur Arbeit fährt, dann ist sein Auto das Werkzeug. Die Arbeitsanweisung ist relativ einfach:
  • Sie nehmen Ihre Jacke und den Autoschlüssel. Sie gehen zum Auto, schliessen das Auto auf, und steigen ein. Dann fahren Sie zum Betrieb, steigen aus, schliessen das Auto ab und gehen zu Ihrem Arbeitsplatz.
Der einzige Akteur in der Arbeitsanweisung ist der Angestellte. Wenn der Angestellte den Bus nimmt, sieht das anders aus. Dann haben wir mehrere Akteure.
 

Abbildung: PLM System - Fahrrad

Um zu erklären, was es für eine Organisation heisst, ein PLM System einzuführen, wechsle ich den Bedeutungsraum "Weg zur Arbeit" und beschreibe die Änderung des Transportmittels auf dem Weg zur Arbeit. Nehmen wir an, der Angestellte entscheidet sich wegen zunehmendem Stau, um abzunehmen, um die Umwelt zu schützen oder wegen anderer Vorteile zur Arbeit mit dem Fahrrad anstatt mit dem Auto zu fahren. Er ändert also das Werkzeug. Wenn er jedoch das Werkzeug ändert, ändert sich auch der Arbeitsplan:
  • Je nach Wetter wählen Sie die passende Kleidung aus. Sie gehen zum Fahrrad und fahren zum Betrieb. Wenn Sie fit sind, können Sie etwas später starten, sonst müssen Sie mehr Zeit einplanen. Wenn Sie im Betrieb ankommen, können Sie sich duschen. Dann gehen Sie zu ihrem Arbeitsplatz.
Weil wir das Konzept "mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren" kennen, können wir uns vorstellen, welche Auswirkungen es hat, wenn wir das Werkzeug ändern. Wir können zum Beispiel den Gesamtprozess optimieren, wenn wir ein sehr leichtes Fahrrad kaufen, besonders dann, wenn wir einen Hügel überqueren müssen, oder Kleidung kaufen, in der man möglichst wenig schwitzt.
 

PLM Konzept unbekannt

Weil wir das "mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren" Konzept gut kennen, wissen wir auch welche Aspekte des Werkzeugs und welche Aspekte der Arbeitsanweisung wir im Sinne einen Kosten-/Nutzenrechnung optimieren können. Nehmen wir mal an, wir würden das "mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren" Konzept nur ungenügend kennen. Das ist genau der Fall bei der Einführung eines PLM Systems in einer Organisation: Mitgliedern der Organisation ist das Konzept PLM häufig nicht bekannt, weil es ziemlich neu ist und sich noch keine Praxis etabliert hat. Ich mache also Folgendes: ich benutze den Bedeutungsbereich "mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren", um auf Eigenschaften des Bedeutungsbereichs PLM aufmerksam zu machen.
 

1. Klare Entscheidung

Bedeutungsbereich "zur Arbeit fahren“: Nehmen wir an Ihr Ziel ist die Vermeidung von Staus. Bevor Sie sich entscheiden ein Fahrrad zu kaufen, werden Sie sich die Konsequenzen dieser Entscheidung vor Augen führen. Was gewinne ich im Endeffekt? Bin ich wirklich immer 15 Minuten schneller gegenüber den 30 Minuten mit dem Auto? Wie sieht das im Winter aus? Kann ich im Schnee auch zur Arbeit fahren? Wie häufig regnet es, und ich muss Regenkleider anziehen? Gewinne ich zusätzlich Zeit, weil ich dann nicht mehr ins Fitness Studio muss, um meine Fitnees zu behalten? Das überlege ich mir bevor ich darüber nachdenke, was für ein Fahrrad ich kaufe.
Bedeutungsbereich PLM: Was sind die langfristigen Ziele der Organisation? Ist die Einführung eines PLM System im jetzigen Zeitpunkt zwingend, um diese Ziele zu erreichen? Wie gross sind die Auswirkungen der Systemeinführung auf die Arbeitsanweisungen? Ist die Organisation bereit, diese grosse Änderung durchzuführen? Wenn das der Fall ist, muss die Entscheidung ganz oben in der Organisation getroffen werden. Dann werden die Arbeitsanweisungen entwickelt und ein PLM System ausgewählt, dass die Abarbeitung dieser Arbeitsanweisungen unterstützt.
Schlussfolgerung: Klare Entscheidung für die neuen Arbeitsanweisungen vom Top-Management bei vollem Verständnis der Konsequenzen. Die Arbeitsanweisungen kommen zuerst und dann wird das PLM System angeschafft.
 

2. Anpassung des Werkzeugs

Bedeutungsbereich "zur Arbeit fahren“: Sie entschliessen sich mit dem Fahrrad zur Arbeit zu fahren, um nicht im Stau zu stehen zu müssen. Sie möchten aber den aktuellen Arbeitsplan beibehalten und keine Kleidung anziehen, die vor Regen schützt. Sie suchen nach einer Lösung, in der Sie nicht abhängig vom Wetter sind. Sie beauftragen den Fahrradhersteller auf das Fahrrad eine Box zu montieren, die Sie bei Regen schützt. Wenn es regnet, werden Sie nicht nass. Das ist keine teure Änderung des Werkzeugs. Sie können es sich leisten, aber wegen des Gewichtes haben Sie jetzt Schwierigkeiten, den Berg hochzufahren. Darum besuchen Sie den Fahrzeughersteller wieder und fragen nach einem e-Bike.
Bedeutungsbereich PLM: Indem Sie versuchen, die aktuellen Arbeitspläne beizubehalten, initiieren Sie Konfigurationen der PLM Tools, die erlauben, die aktuelle Praxis beizubehalten, zum Beispiel indem Sie das heutige intelligente Nummernschema im neuen PLM Tool implementieren, was überflüssig oder sogar hinderlich sein kann. Oder Sie implementieren einen langen Workflow, der die heutigen Arbeitspläne abbildet anstatt ein paar kurze und einfache generische Workflows zu entwickeln, die als Bausteine beim Design der neuen Arbeitspläne verwendet werden können.
Schlussfolgerung: Wenn versucht wird, die Arbeitspläne beizubehalten, besteht die Gefahr, dass ein Arbeitsplan verwendet wird, der nicht zum PLM Tool passt und damit zu einer negativen Kosten-/Nutzenanalyse führt.
 

3. Tooloptimierung

Bedeutungsbereich "zur Arbeit fahren": Indem Sie mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren, lernen Sie, worauf es beim Fahrradfahren ankommt, und Sie merken, was Sie brauchen. Sie müssen einen Berg hochfahren. Deshalb wäre ein Fahrrad in Leichtbauweise bequemer. Sie brauchen eine bessere Lampe, um im Winter besser zu sehen, oder bessere Bremsen, wenn Sie den Hügel hinuntersausen.
Bedeutungsbereich PLM: Sobald Sie sich mehr mit dem PLM System beschäftigen, lernen Sie die Eigenschaften des PLM Systems kennen und merken, was wichtig ist und was man verbessern könnte: zum Beispiel die Reaktionszeit nach einem Klick oder die langen Wege mit der Maus, die erzwungen werden, weil Schaltflächen, die hintereinander verwendet werden, sehr weit auseinander liegen. Das ist das Kerngeschäft der Softwareanbieter.
Schlussfolgerung: Optimierungen der Kernfunktionalität des PLM System sind zielführend, nicht Veränderungen der Eigenschaften, für die das System nicht ausgelegt wurde.
 

4. Optimiering der Arbeitsanweisungen

Bedeutungsbereich "zur Arbeit fahren“: Indem Sie auf Ihrem Arbeitsweg mit dem Fahrrad fahren, realisieren Sie, dass Ihr Körpergewicht Ihre Fitness herausfordert. Um bei der Bewältigung des Anstiegs am Hügel nicht ausser Atem zu kommen, können Sie versuchen abzunehmen und/oder fitter zu werden. Zudem suchen Sie Abkürzungen, die für Autos verboten, aber für Fahrräder erlaubt sind.
Bedeutungsbereich PLM: In funktionsübergreifenden Teammeetings wird die Ausführung von Arbeitsplänen diskutiert und hinsichtlich Komplexität überprüft. Ist es möglich, bestimmte Aufgaben parallel durchzuführen? Welche Daten müssen verfügbar sein, um eine bestimmte Aufgabe ohne zusätzliche Schleifen durchführen zu können? Kann die Anzahl der Genehmigungen reduziert werden?
Schlussfolgerung: Optimierungen der Kerneigenschaften von Arbeitsplänen sind zielführend, nicht generelle Beschwerden über ungenügende Benutzerfreundlichkeit des PLM Systems.
 

Schlussfolgerung

Durch die Verwendung der "Weg zur Arbeit" Metapher werden Sie wahrscheinlich noch mehr über die Zusammenhänge zwischen Geschäftsprozess, Arbeitsplänen und Tools herausfinden, als ich jetzt skizziert habe. Vielleicht verwenden Sie auch eine andere Metapher. (Es wäre schön, wenn Sie ihre Ergebnisse aufschreiben und mir zusenden. Ich bin sehr interessiert an Ihren Argumenten, und wenn ich Ihren Kontext kenne, werden ich Sie verstehen können.)
Während ich diesen Blog schreibe komme ich zum Schluss, dass die meisten Probleme bei der Einführung von PLM aus unklaren Verantwortlichkeiten resultieren:
  • Der PLM Softwarehersteller ist verantwortlich für die Optimierung des Tools und sorgt dafür, dass der PLM User seine Aufgaben besser lösen kann, indem er elementare Eigenschaften des Tools (Leichtbauweise des Fahrrads) verbessert: performante Reaktionszeiten, Ergonomie der Benutzerschnittstelle, usw.. Industry Best Practice Templates sind dabei nicht die erste Priorität.
  • Das funktionsübergreifende Businessteam ist verantwortlich für die Optimierung von Arbeitsplänen. Um Aufgaben besser durchführen zu können, müssen elementare Eigenschaften der Arbeitspläne (die eigene Fitness; Abkürzungen, die nur für Fahrräder erlaubt sind) verändert werden, wie parallele Ausführung von Aufgaben, Reduktion der involvierten Rollen usw. Das funktionsübergreifende Team muss vor allem die neuen Arbeitspläne an das PLM Tool anpassen, um die Arbeitspläne zu optimieren. Die Veranlassung von Toolkonfiguration zum Erhalt der bestehenden Arbeitspläne ist suboptimal.
  • Das Top-Management muss verstehen, dass die Einführung eine grosse Veränderung für die involvierten Abteilungen ist. Alle Arbeitspläne, in denen das PLM System als Werkzeug verwendet wird, müssen angepasst werden bezüglich Aufgaben und Rollenzuweisung. Möglicherweise müssen andere oder auch zusätzliche Rollen eingeführt werden. Management muss für diese Änderungen die Führung übernehmen. Die Organisation entscheidet sich auch für eine neues Werkzeug, aber vor allem für neue Arbeitsanweisungen.
Darum: Kann man mit einem PLM System zur Arbeit zu fahren? Nein, kann man nicht. Aber durch die Verwendung von Szenarien aus der physikalischen Welt können wir die Interaktionen mit komplexen virtuellen Systemen verstehen und verbessern.