Plattform zur Zusammenarbeit an PLM Konzepten

05.10.2015 11:45

Als PLM Projektmanager in einem mittelgrossen Unternehmen musste ich mir folgender Herausforderung stellen: die Ressourcen für das PLM Projekt waren immer knapp bemessen. Da die Projektziele als mittelfristig oder langfristig klassifiziert wurden, wurde während der Verrechnungsperiode regelmässig der Projektplan überprüft und bezüglich der Ressourcen angepasst, um ein ausgeglichenes IT-Abteilungsbudget am Ende des Jahres vorweisen zu können. Wie kann die Ressourcenverfügbarkeit verbessern, um die PLM Einführung erfolgreich durchzuführen? Ein Lösungsvorschlag.

 

Das Problem

Man sagt, dass für kleine und mittlere Betriebe die finanziellen Ressourcen für ein PLM Projekt generell ziemlich limitiert sind. (Spricht man jedoch mit PLM Projektmanagern aus grossen Firmen, sagen sie, dass das auch für sie gilt.)

Ein PLM Projekt ist nicht nur ein Projekt zur Einführung einer Software, sondern immer auch begleitet von eine Reorganisation des Geschäftsprozesses. Darum ist der Projektmanager mit unterschiedlichsten Anforderungen aus den Abteilungen konfrontiert. Er muss das Dilemma zwischen den begrenzten Ressourcen einerseits und der Menge von Anforderungen andererseits auflösen, um zu einer optimalen Lösung für die Organisation zu kommen.

Weil es sich auch um eine Reorganisation handelt, ist die Unterstützung von externen PLM Beratern und Verkäufern von PLM Systemen begrenzt. Es ist zum Teil schwer, eine PLM Lösung für das zu bekommen, was für die Durchführung des spezifischen Geschäftsprozesses verlangt wird, auch wenn man versucht, für offerierte PLM Lösungen so offen wie möglich zu sein. Lass uns das so sagen: ich hatte häufig den Eindruck, dass externe Berater und Verkäufer eine leicht verzerrte Sicht auf die Projektziele wegen ihrer eigenen Sichtweise (Interessen?) hatten. 

Um zu optimalen Lösungen für die Organisation zu kommen, kann ich auch Blogs konsultieren. Beim Schreiben vom Blogs habe ich jedoch selber das Dilemma von Bloggern erfahren: ein Blog muss kurz sein und kann darum nicht ins Detail gehen. Daraus folgt, dass man durch das Lesen von Blogs keine Antworten auf detaillierte Fragen bekommt

Dazu kommt, dass viele Blogs einen kommerziellen Hintergrund haben: mit dem Blog soll ein Buch verkauft, Consulting-Dienstleistung angeboten und auf Software aufmerksam gemacht werden. Hauptintention ist dann nicht der Austausch von Wissen, sondern die Initiierung von Geschäften. Ich sage nicht, dass diese Blogs nutzlos sind, aber ihr Nutzen ist begrenzt.  

Wie gesagt, die PLM Lösung, die eine Organisation verwendet, ist abhängig von dem spezifischen Geschäftsprozess dieser Organisation. Man kann nicht einfach ein PLM System kaufen und es in der Organisationen einsetzen, sondern es müssen Prozesse definiert und an die Werkzeuge angepasst werden, und die Werkzeuge müssen angepasst werden, um den Prozessen zu folgen. Es wäre schön, mit PLM Projektmanagern in anderen Organisationen die aus den Erfahrungen gezogen Lehren auszutauschen.

Wenn man Glück hat findet man an Konferenzen PLM Projektmanager von anderen Organisationen, die mehr oder weniger ähnliche Geschäftsprozesse haben und man kann Wissen austauschen. Wenn man noch mehr Glück hat, dann ist die Organisation in etwa der gleichen Ausrollphase. Aber das ist sehr selten der Fall.

Als Projektmanager habe ich einmal im Jahr eine Konferenz besucht. Das ist nicht genug, um Konzepte im Detail auszutauschen. Was ist zu tun?

 

Die Vision

Anstatt zu versuchen, PLM Projektmanager an Konferenzen zu treffen, könnte man eine Plattform einrichten, auf der detaillierte Konzepte ausgetauscht werden. Darüber hinaus könnten dort zusammen Konzepte entwickelt werden, wie das die altgriechischen Philosophen in der Akademie von Athen gemacht haben. Zur Vermeidung von Reisen, auf denen man wertvolle Zeit verliert, sollte diese Plattform, auf der man Konzepte austauscht, eine kollaborative Software sein. Wir wissen jedoch, dass es nicht genügt, einfach eine Software zur Verfügung zu stellen, sondern die Nutzung muss definiert sein.

  • Die Plattform soll ein Ort sein, an dem man sich trifft und an dem die verfügbaren Konzepte diskutiert werden.
  • Die Plattform unterstützt die Erstellung und Detailierung der Konzepte mit dem Ziel, direkt umsetzbare PLM Konzepte zu erhalten. Darum müssen in dieser Software Bereiche abgegrenzt werden können, in denen die ausgearbeiteten Konzepte vorliegen. Es müssen allgemeine Bemerkungen und Bemerkungen zu Textstellen in den Konzepten angebracht werden können, und es muss Funktionalität vorhanden sein, die die Änderungen in den Texten erfasst.
  • Die Plattform ist so organisiert, dass man schnell interessierende Inhalte findet. Dafür muss ein Moderator zuständig sein.
  • Die Plattform sollte einen Genehmigungsprozess unterstützen, um Revisionen von „fertiggestellten“ Konzepten zu haben. Alle Mitwirkenden der aktuellen Revision genehmigen den Inhalt. Danach wird die Revision eingefroren.

 

Mitwirkende

Wer sollte zu dieser Plattform eingeladen werden?

Alle, die an einer Teilnahme interessiert sind und sich näher mit PLM Methodik beschäftigen wollen. Die Inhalte können der Creative Commons CC-BY license unterstehen, die dem Open Knowledge Ansatz folgt. Ich denke, dass diese Plattform für PLM Projektmanager, vor allem von KMUs, den grössten Nutzen hat. Die Teilnahme von PLM Beratern und PLM System-Herstellern sollte jedoch begrüsst werden. Um ausgearbeitete Konzepte zu erhalten, sind verschiedene Fähigkeiten gefragt:

  • Erfahrungen in der Implementierung von PLM Methodik und im Ausrollen von PLM.
  • Die Fähigkeit, fundierte oder auch naive Fragen zu stellen.
  • Muttersprachler, die die Grammatik und die Ausdrucksweise verbessern können. Die Texte müssen in Englisch (U.S. oder British) verfasst werden.

Mitwirkende, die die Plattform für Auftragsakquise nutzen oder für andere Zwecke missbrauchen, sollten die Zugriffsrechte verlieren.

 

Software

Welche Software kann verwendet werden?

Wie bei PLM Systemen gibt es viele Applikationen, die globale Zusammenarbeit ermöglichen. Vor allem wegen seiner Einfachheit bietet sich Quip an. Quip ist ein kostenloser und relativ einfacher, Web basierter Dokumenteneditor, mit dem Zusammenarbeit stark unterstützt wird und der die Nachvollziehbarkeit von Änderungen im Text ermöglicht. Quip ist verfügbar als App für mobile Geräte und als Desktopapplikation für Mac OS und für Windows. Es ist eine Soziale Plattform, die Chats mit Dokumenten, Tabellen und Checklisten in einem einfachen Interface kombiniert. Es erlaubt also Kommunikation über Markups in Quip Dokumenten und Quip Tabellen. Mit der Verwendung dieser Applikation für die Verbesserung von Spezifikationen der PLM Methodik und für das Ausrollen von PLM kann kollektive Intelligenz wirksam werden. Als Seiteneffekt könnten Mitwirkende auf dieser sozialen Plattform Erfahrungen mit der Zusammenarbeit sammeln und Schlussfolgerungen für die Zusammenarbeit auf Plattformen wie z.B. einem PLM System in ihrer Organisationen ziehen.

 

Die Lösung

Ich habe eine Plattform, die diesen Anforderungen entspricht, auf Quip eingerichtet. Wenn Sie auf den Inhalt der Plattform, der unter dem Quip Ordner “PLM Culture“ abgelegt ist, zugreifen wollen, können Sie dem Link folgen. Wenn Sie noch keinen Quip Account besitzen, werden Sie in Ihrem Web Browser zur Eröffnung eines Accounts geführt. Es erscheint ein Schaltfeld, mit dem Sie Zugriff auf den „PLM Culture“ Ordner anfragen können. Ich werde Ihre Anfrage genehmigen, Sie erhalten eine Mail und dann können Sie sich die Inhalte anschauen.

 

Auf der Plattform sind folgende Inhalte verfügbar:

  • Bezüglich PLM Methodik gibt es eine Anleitung, wie man eine Produktdatenstruktur aufsetzt und eine Anleitung zur Verwendung von PLM Auslegungsmustern.
  • Bezüglich Methoden zum Ausrollen von PLM in einer Organisation gibt es eine Anleitung zur Durchführung einer Stakeholder Analyse.

 

Schlussfolgerungen

Ich werbe für diese Idee, weil ich davon ausgehe, dass dadurch die Integration von Menschen, Prozessen, Applikationen und Informationen unterstützt wird und man so zu Arbeitsbedingungen kommt, die befriedigender sind, und man besser zusammenarbeiten kann.

Was Sie dazu beitragen können:

Wenn Sie ein PLM Projektmanager sind oder Mitglied eines funktionsübergreifenden Teams zur Einführung eines PLM Systems, können sie die Information gratis nutzen. Es wäre schön, wenn Sie ihre eigenen Ideen der PLM Gemeinde mitteilen, um zu besseren Lösungen und zu einer solideren Basis für die Kommunikation über PLM Konzepte zu kommen.

Wenn Sie ein PLM Berater sind und diesen Blog lesen: darf ich Sie fragen, einen Link auf diesen Blog an Ihre Klienten weiterzugeben? Ich bin sicher, dass diese Plattform keine Konkurrenz zu Ihren Bemühungen darstellt, sondern Sie unterstützen wird. Ziel ist eine erhöhte Akzeptanz von PLM in Organisationen. Schlussendlich ist die erfolgreiche Beendigung eines PLM Projektes Ihr Verdienst. Und ausserdem: warum nehmen Sie nicht selbst teil? Sie haben viel Erfahrung.