PLM ausrollen: Prozess- anstatt Tooltraining

19.11.2014 18:43
Die PLM Gemeinde diskutiert über den Widerstand gegen Veränderungen. Wenn man PLM in einer Organisation ausrollt, dann ist das PLM Training die erste Veranstaltung, bei der die zukünftigen PLM User mit dem PLM System in Berührung kommen. Um sicherzustellen, dass das Training ein Erfolg ist und nicht den Widerstand verstärkt, schlage ich einen Leitfaden für ein Traningskonzept mit einer festgelegten Anzahl von Schritten vor. Dieser Blog soll die Diskussion über ein PLM Trainingskonzept anstossen und zum Austausch von Erfahrungen über PLM Trainings von Trainern und Teilnehmern anregen.

Meine erste Traingserfahrung

Trainingsleitfaden

Die Zielgruppe dieses Leitfadens sind Mitarbeiter, die in Zukunft das PLM System in ihrer täglichen Arbeit verwenden sollen. Für Mitarbeiter, die das PLM System selten benutzen werden, und für C-Level Manager muss ein anderes Trainingsprogramm aufgesetzt werden. In diesem Artikel gehe ich davon aus, dass das PLM Deployment Team Dokumente ausgearbeitet hat, in denen detaillierte Verfahrensvorschriften für die Verfolgung des Geschäftsprozesses beschrieben sind. Die Verfahrensvorschriften enthalten Aufgaben, die bestimmten Rollen zugewiesen sind, und beschreiben zudem, welche Werkzeuge für die Ausführung der Aufgaben verwendet werden sollen.

1. Trainingsvorbereitung

In der Trainingsvorbereitung stellt der Trainingskoordinator Trainingsgruppen gemäss Rollen zusammen, die Mitgliedern in der Organisation zugewiesen sind. Er verwendet dazu das Organigramm und die detaillierte Dokumentation der Verfahrensvorschriften. Die Trainingsgruppen sind so aufgesetzt, dass die gemeinschaftliche Durchführung der Aufgaben am PLM Trainingssystem ermöglicht wird. Wenn zum Beispiel die Verfahrensvorschrift für die Genehmigung von Einkaufsteilen besagt, dass ein Ingenieur, ein Einkäufer und ein Programmmanger aktiv werden müssen, dann sucht der Trainingskoordinator aus dem Organigramm Trainingsteilnehmer mit diesen Rollen, damit sie diese Verfahrensvorschrift in einer Gruppe von 8 bis 10 Teilnehmern trainieren können.

2. Vorbereitung des Client-Computers

Der Trainingsverantwortliche sorgt dafür, dass vor dem Training alle Computer der Teilnehmer überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie auf das PLM Systems zugreifen können, dass sie die richtigen Logindaten haben und dass die Zugriffsrechte so eingerichtet sind, dass die Durchführung der Trainingsaufgaben möglich ist.
Zudem muss das Netzwerk im Trainingsraum so aufgesetzt sein, dass alle Teilnehmer ohne Performanceverluste arbeiten können, das heisst, die Antwortzeit nach einem Klick ist gleich (oder besser) als die Antwortzeit in der späteren Arbeitsumgebung. Hat man im Trainingsraum ein schwaches WLAN Signal, beschweren sich die Teilnehmer sofort über die schlechte Performance des PLM Systems. Das ist kein guter Anfang.

3. Einführung in die Verfahrensvorschriften

Wenn der Trainer mit dem Training beginnt, wird er den Teilnehmern einen kurzen Blick auf das PLM System erlauben, um ihre Erwartungen zu erfüllen. Die meisten Teilnehmer erwarten nämlich ein Training zur PLM Systemfunktionalität und nicht zu  Ausführung von Verfahrensvorschriften, bei denen man das PLM System verwendet. Darum beginnt der Trainer, bevor er mit dem PLM System Training beginnt, einen Überblick über die PLM Methodik:
  • Alle Daten, die das Produkt definieren, sind in einem System verfügbar (im Sinne der Userwahrnehmung).
  • Die letzte Revision der Produktdefinition ist in diesem System verfügbar.
  • Wenn ein Teilnehmer des PLM Prozesses gemäss seiner Rolle Daten zur Produktdefinition von einer externen Organisation bekommt, zum Beispiel vom Kunden oder von Lieferanten, dann muss er diese Daten in das PLM System einpflegen.
  • Alle Teilnehmer des PLM Prozesses verlassen sich auf die Produktdefinition im PLM System, um ihren Ergebnisse gemäss Vorgabe zu liefern.
  • Diese Daten werden so eingepflegt, dass sie leicht gefunden werden, dass man leicht zu ihnen hinnavigieren und sie bei Änderungen einfach revisioniern kann.
Für die Kontrolle von Änderungen der Produktdefinition (Änderungen des Inhalts des PLM Systems) werden alle Änderungen (eingeschlossen neue Inhalte)  mit Konfigurationsänderungsprinzipien abgehandelt so wie das in der Organisation definiert ist, zum Beispiel mit Change Notices (für die Dokumentation  der Implementierung einer Änderung) und Change Requests (für die Genehmigung einer Änderung).
Die Trainingsteilnehmer müssen verstehen, dass jetzt alles in einem System verwaltet wird und es darum Regeln braucht, damit man nachvollziehen kann, was warum geändert wurde. Eine Vertiefung der Zusammenarbeit ist erforderlich; sie wird erreicht, indem Verfahrensvorschriften festgelegt werden.

4. Vorstellung der Verfahrensvorschriften

Jetzt sehen die Teilnehmer, wie die Verfahrensvorschriften aussehen. Sie beschreiben, wer was macht, und wann das PLM System verwendet wird. Die Teilnehmer müssen verstehen, dass die Einführung des neuen Tools Anpassungen der aktuellen Verfahrensvorschriften (ohne PLM System) bedingen, damit man zu einem effektiven Abarbeiten der Anforderungen des Geschäftsprozesses kommt. Der Trainer präsentiert Beispiele bezogen auf die Rollen der Teilnehmer, die eindeutig die Effizienzsteigerungen bei Verwendung der neuen Verfahrensvorschriften aufzeigen. Bei der Durchsicht der Verfahrensvorschriften wird den Teilnehmern bewusst, dass eventuell Aufgaben neu verteilt wurden. Sie sollte sich aber sicher sein, dass insgesamt gesehen das Management für eine ausgeglichene Auslastung sorgt. Das ist die Krise des Trainings. Nur wenn der Trainer die Bereitschaft zur Verhaltensänderung erreicht, sind die Teilnehmer offen für die neuen Verfahrensvorschriften.
Der Trainer hört sich Vorschläge zur Verbesserung der Verfahrensvorschriften an, dokumentiert sie und verspricht, sie in der Nachbereitungsphase am Ende des Trainings zu besprechen.

5. Einführung in grundlegende PLM System Konzepte

Nachdem klar ist, welche Verfahrensvorschriften befolgt werden müssen, stellt der Trainer das PLM System vor und erklärt die grundlegenden PLM System-Konzepte wie das Window Design oder die Visualisierung der 3D Daten. Dann lernen die Teilnehmer wie sie Informationen aus dem PLM System herausholen können, um ihre Aufgabe durchzuführen. Der Trainer präsentiert die Items, zum Beispiel Part Items und Document Items. Die Teilnehmer lernen die Funktionen Search und Navigation zu unterscheiden und finden die Items, die sie benötigen. Für die Navigation werden die Links zwischen den Items ausprobiert, zum Beispiel wird ein Part gesucht und dann zu der Dokument-Itemrevision hinnavigiert. Die Navigation durch die Produktstruktur ist beschränkt auf Items, die der Teilnehmer bei der Durchführung seiner Task braucht. Das ist das erste Mal im Training, bei dem der Teilnehmer eine Übung am PLM System durchführt.
Der Trainer zeigt die Erzeugung von Items, für die die Teilnehmer zuständig sind und folgt dabei den Schritten aus der Verfahrensvorschrift, zum Beispiel der Anwendung von Namensregeln. Die Teilnehmer müssen vielleicht gemäss Verfahrensvorschrift lernen, wie man Items miteinander verlinkt, zum Beispiel Revisionen von Dokumenten zu Revisionen von Teilen, oder sie müssen lernen, wie man Items verändert. In Verwendung von Funktionen zur Suche und Navigation können die Teilnehmer ihre Ergebnisse zu der Produktstruktur hinzufügen.
Der Trainer empfiehlt mit Nachdruck  Spickzettel zu erstellen, um zum Beispiel die Erzeugung von Items im PLM System zu behalten. Die Erstellung von Spickzetteln unterstützt den Lernprozess. Zusätzlich können die Teilnehmer die Spickzettel benutzen, wenn sie die Aufgabe selbst wieder ausführen müssen. 
Bei der Einführung des Konzepts der Revisionierung lernen die Teilnehmer von ihnen geänderte Dokumente einzupflegen, die eventuell entstanden ist, weil sich der Inhalt eines anderen Dokuments verändert hat, das für den Inhalt ihres Dokuments relevant war. So wird zum Beispiel ein Business Case geändert werden müssen, wenn das Cost Sheet wegen einer Modifikation in der Konstruktion der Teils verändert wurde.

6. Ausführung der Verfahrensvorschriften

Und jetzt hat die Gruppe alle Voraussetzungen, um die Verfahrensvorschriften abzuarbeiten, die jeder einzelne Teilnehmer später in seiner täglichen Arbeit durchführen wird. Vor dem Training wurden Testfälle vorbereitet, die eine realistische Sicht auf einen initialen Status von Daten im PLM System in dem Moment geben, in dem die Ausführung der Verfahrensvorschrift einsetzt. Die Herausforderung in diesem Teil des Trainings ist die Auswahl der Verfahrensschritte, die ausgeführt werden sollen. Wenn zu viele Schritte mit zu vielen Rollen gewählt werden, die nur für einzelne Teilnehmer relevant sind, erfahren anderen Teilnehmer das Training als langweilig, weil sie bei der Ausführung von Schritten zusehen müssen, die sie nicht verstehen, und warten, bis sie wieder an die Reihe kommen. Wenn die Teilnehmer aber nur ein paar Schritte abarbeiten, kommen sie nicht zu dem Punkt, an dem sie den Mechanismus verstehen. Es besteht das Risiko, dass die Teilnehmer die Durchführung der Verfahrensschritte als sehr zeitaufwendig ansehen, und den Eindruck gewinnen, dass die neuen Verfahrensvorschriften bei weitem nicht so effizient sind wie die Verfahrensvorschriften, die sie heute ohne die Verwendung eines PLM System brauchen. Wenn sich die Teilnehmer hier über das PLM System beklagen, dann dokumentiert der Trainer diese Einwände und verspricht, beim Abschluss des Trainings darauf zurückzukommen.
Nach meiner Erfahrung empfehle ich Testfälle so aufzusetzen, dass die parallele Ausführung von Verfahrensschritten durchgeführt wird, die die Teilnehmer motiviert, sich gegenseitig zu unterstützen. Bei der Konzentration auf den gemeinschaftlichen Charakter der Aktivität wird die langweilige Wartezeit reduziert und erinnert die Teilnehmer nicht an die tägliche mühsame Erfahrung, in der Ausführung ihrer Arbeit blockiert zu werden, weil irgendwelche Unterlagen noch nicht geliefert wurden. Denn wir führen ja PLM ein, um gerade diese Erfahrung los zu werden.

6. Nachbereitungsphase

Währung der Nachbereitungsphase zum Abschluss des Trainings berichten die Teilnehmer von ihren Erfahrungen mit den neuen Verfahrensvorschriften. Der Trainer hört aufmerksam zu und fragt möglicherweise nach, um die Erfahrungen besser zu verstehen. Wenn die berichteten Erfahrungen negativ sind, sollte der Trainer nicht dagegen argumentieren.
Dann gehen die Teilnehmer durch die Liste der offenen Punkte bezüglich Verfahrensvorschriften und Verwendung des PLM Systems, die während des Trainings aufgekommen sind. Sie werden nach Wichtigkeit rangiert. Der Trainer verspricht wichtige Veränderungsverschläge der Verfahrensvorschriften und Probleme mit dem PLM System dem PLM Deployment Team mitzuteilen und auf eine Veränderung zu drängen.

Abschliessende Bemerkungen

Auf der Basis dieses Leitfadens wurden ein Training erstellt und in einer Organisation, die PLM neu ausrollt, getestet. Das Ergebnis ist vielversprechend, ist jedoch abhängig von der Verfügbarkeit der detailierten Verfahrensvorschriften. Wenn die Verfahrensvorschriften nicht detailliert genug beschrieben sind, dann sehen die Trainingsteilnehmer nicht, , wie sie ihre tägliche Arbeit mit den neuen Vorschriften durchführen können. Das erzeugt verständlicherweise Widerstand gegen die neue Arbeitsweise.